El término paperless se refiere a la disminución del uso del papel, medida comúnmente aplicada al espacio de trabajo o de estudios. Somos una empresa comprometida con el medio ambiente y en este artículo nos centraremos en algunos de los motivos por qué y cómo acercar tu oficina a ser paperless.
Motivos por los que digitalizar tu trabajo y dejar de usar papel
La razón principal por la cual deberías disminuir el consumo de papel es por el impacto perjudicial que ocasiona en el medio ambiente. La producción y distribución del papel supone la tala de árboles, el gasto de agua, el uso de productos químicos tóxicos y las emisiones emitidas por el transporte desde la fábrica a tu oficina. Después de su uso se suele convertir en un desecho que muchas veces no es correctamente reciclado.
Otra de los motivos por los cuales considerar bajar el consumo de papel es el ahorro económico que supone. No estarías gastando en comprar papel, tinta ni otros materiales, ni también en el espacio físico que a veces se requiere para almacenar la documentación o el coste de mantenimiento que muchas impresoras requieren.
Por último, la efectividad que aporta la transformación digital al mundo laboral es también una ventaja. Tener la documentación en un espacio virtual permite que se pueda trabajar en conjunto desde diferentes puntos geográficos y de una manera inmediata. También permite la sencilla integración entre aplicaciones.
Acciones recomendadas para conseguir ser paperless
El primer paso que debes tomar hacia la transformación digital es contratar servicios de almacenamiento en la nube. Seguramente ya lo estés haciendo en alguna medida, pero intenta que todos los proyectos y tareas que tu equipo lleven a cabo se hagan a través del espacio de trabajo virtual. También puedes tener un bloc de notas siempre abierto para ir apuntando tus ideas y utilizar aplicaciones que te ayuden a organizarte, sin tener que recurrir a la libreta tradicional.
El siguiente paso es digitalizar tu firma. Aunque la mayoría de empresas trabajan en su mayoría solo con el ordenador, siguen imprimiendo documentos que requieren firmas para después escanearlos y devolver el envío. Estos pasos te los puedes ahorrar y puedes agilizar el proceso contratando un servicio de digitalización de firmas.
El último paso que te recomendamos implementar y con el que te podemos ayudar es a deshacerte de las tarjetas de visita tradicionales, los folletos y los catálogos y pasarte a las vcards (si no sabes que son este artículo te explica todo lo que necesitas saber en un par de minutos: ¿Qué son las vcards?).
Con las tarjetas de contacto digitalizadas estarás reduciendo considerablemente el consumo de papel y estarás conectando de una manera más efectiva. Además, a través de las vcards by TicTAP podrás también compartir la misma información que repartirías en folletos o presentarías en catálogos, pero de una manera más práctica, dinámica, económica y sostenible.
¿Tu empresa está siguiendo una estrategia hacia la digitalización y sostenibilidad? ¿Qué más medidas recomendarías desde tu experiencia? Gracias por leer este artículo y te invitamos a que lo compartas y continúes leyendo otros de nuestro blog. Si tienes alguna duda o te interesaría información no dudes en contactarnos en [email protected].
